Introducción y conceptos básicos
La Informática está presente en todas las actividades de la empresa y actúa en cada una de las partes de ella; la informática es un instrumento al servicio de un objetivo, el cual es captar datos del medio externo e interno, procesarlos, combinarlos o relacionarlos y así producir información, esta información es vital para la toma de decisiones al interior de la empresa lo que se ve reflejado en las decisiones de los directivos en el manejo de los proyectos y la empresa como ente activo y cambiante en el tiempo.
- Empresa: La Empresa es una organización que tiene por objetivo producir bienes y o generar servicios para satisfacer las necesidades de la comunidad. La Organización es un conjunto de elementos o recursos (humanos, financieros, tecnológicos, materiales, informáticos, etc.) que se reúnen para cumplir un propósito determinado.
- Computación e Informática: La informática es la ciencia que se encarga del automatización del manejo de la información, procesando datos, utilizando equipos de procesos automáticos de información. Inicialmente la tecnología informática se utilizó para administración de tangibles como inventarios y producción. Ahora se abre camino su uso para intangibles como el conocimiento y la capacitación. Hasta hace muy poco, la tecnología informática ha sido utilizada y justificada para administrar asuntos tangibles, como los inventarios, los recursos humanos en la nómina, la contabilidad y la producción. Los proyectos se justificaban con un rápido retorno en la inversión dado el alto costo de administrar estos recursos por cualquier otro medio, especialmente manual, y atendiendo todos los requerimientos de control que los gobiernos han trasladado a las empresas.
- Recursos: Dentro del contexto de la informática se puede caracterizar la información como un recurso competitivo de la empresa, que se puede analizar en dos partes: Por un lado, se estudia su dimensión externa, es decir, su capacidad para aproximar a la empresa en el entorno en el que opera. Por otro lado, se analiza su dimensión interna, es decir, sus implicaciones en los procesos directivos y de innovación y de generación del “Know-how”, destacando en especial esta última feseta, que presenta relevantes efectos positivos en la competitividad de la empresa. La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y una contabilidad para la compañía de la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos.
LA INFORMACIÓN COMO RECURSO COMPETITIVO.
- Sistemas: El término sistema de información financiera (CBIS) permite proporcionar a personas y grupos tanto de dentro como de fuera de la empresa de información relacionada con los asuntos financieros de la misma. Esta información consiste tanto de informes periódicos, como especiales, más resultados de simulaciones matemáticas, comunicaciones electrónicas y consejos de sistemas expertos.
La posibilidad de efectuar controles de gestión y presupuestaria, administrar el flujo de fondos (cash flow), y realizar pronósticos son algunas de las novedosas e importantes aplicaciones informáticas en materia financiera.
Así, el subsistema de administración de fondos ayuda a la gerencia no sólo a rastrear el flujo de dinero a través de la empresa, sino a influir en ese flujo. El modelo de flujo de efectivo se usa para simular el efecto de decisiones alternativas sobre el flujo. El flujo de efectivo que sale de una empresa es afectado por el presupuesto operativo. Los gerentes de todas las áreas de la organización usan el presupuesto como mecanismo de control. Los informes de presupuesto mensual durante el ejercicio fiscal indican a los gerentes qué tan bien se están desempeñando en relación con lo presupuestado. Los gerentes también usan relaciones para comparar el desempeño de sus unidades con estándares establecidos por la empresa, la industria a la que pertenece la empresa y el mundo de los negocios en general. Para todo ello el sistema informático debe dar propuestas y soluciones novedosas, creativas e innovadoras, que permitan mejorar el control sobre la marcha de la empresa.
Los sistemas ERP ocasionalmente son llamados back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, gobierno electrónico, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas; así mismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo únicamente una relación administrativa con ellos (SRM). Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un sólo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento, logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administración estratégica. Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa.
Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Solo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia definición de ERP indica la necesidad de «Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo».
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:
- Optimización de los procesos empresariales.
- Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
- La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
- Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería).
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables.
Sistemas de información para ventas y marketing, conformado por el subsistema de producto el cual suministra información acerca de los productos de la empresa, el subsistema de colocación el cual genera información vinculada a la red de distribución de la empresa, el subsistema de promoción encargada de informar acerca de las actividades de publicidad y ventas del personal de la empresa, el subsistema de precios, el cual ayuda al gerente en la adopción de decisiones concernientes a dicho aspecto, y el subsistema de mezcla integral que permite el desarrollo de estrategias que tomen en consideración todos los aspectos del marketing.
Una importancia creciente dentro de la estrategia empresaria lo tiene la utilización de software destinado a la predicción de ventas, como así también al análisis paretiano de la rentabilidad por producto, línea de productos o servicios, zonas o regiones, formas de distribución, formas de pago, tamaño de las ventas, clientes y tipos de consumidores entre muchas otras.
Sistemas de información de Recursos Humanos, todos los aspectos concernientes a la mas eficaz y eficiente administración de los recursos humanos mediante el manejo de nuevos y poderosos recursos informáticos resulta clave y fundamental. Entre los aspectos a considerar tenemos:
- Control de asistencia de personal.
- Ubicación de personal en la planta.
- Control de productividad laboral.
- Recepción de currículum.
- Sistema de información interna.
- Liquidación de sueldos y administración de vacaciones, permisos y otros eventos.
- Inventario de recursos humanos.
- Sistema para la comunicación y posterior gestión de sugerencias del personal.
- Sistema para el aviso de alertas (sistema de prevención).
- Gestión del Conocimiento.
Sistemas basados en el conocimiento, la Inteligencia Artificial (AI) se está aplicando actualmente en los negocios en forma de sistemas basados en el conocimiento, que utilizan conocimiento humanos para resolver problemas. El tipo más popular de sistema basado en el conocimiento es el sistema experto. Un sistema experto es un programa que intenta representar los conocimientos de expertos humanos en forma heurística.
Una de las aplicaciones más importantes de estos sistemas en las empresas tienen lugar a la hora de entrenar a gerentes en materia de tácticas y estrategias, sobre todo en lo concerniente a temas de marketing y finanzas.
Entre los múltiples usos de la AI se tienen temas concernientes al mantenimiento predictivo y preventivo, la fijación de precios, la preparación de presupuestos, el análisis crediticio, el análisis de ratios, detección rápida de eventos y detección de fraudes entre otras muchas y variadas aplicaciones.